Создание и проведение встреч

Создание видеовстречи в Толке стало максимально простым и удобным процессом, позволяющим организовать встречи с участниками в любое время и с широкими возможностями настройки. С помощью Толка вы можете создавать постоянные комнаты для встреч, привязывать встречи к календарю с возможностью добавления подробного описания и участников, а также использовать различные опции для обеспечения безопасности и удобства участников.

Создание встречи через Толк

1. Чтобы создать видеовстречу:

Зайдите в Толк и нажмите «+Создать» → «Встреча в календаре».

Комната — ссылка, по которой можно проводить встречу в любое удобное время. Пригласить участников на встречу, можно просто выслав им ссылку на комнату. У комнаты нет срока действия и вернуться в нее можно неограниченное количество раз в любое время (если это разрешено настройками комнаты). При выборе пункта «Комната» сразу откроется страница комнаты, где можно проводить встречу.

Встреча в календаре — также является ссылкой на комнату с такими же возможностями, как описано выше. Но в данном случае встреча привязывается к календарю. Можно заранее установить продолжительность, название и описание. И заранее назначить участников. После создания встречи она добавляется в календарь (если настроена интеграция), а всем участникам приходит письмо-приглашение с деталями встречи и ссылкой на комнату, в которой пройдет встреча. При выборе пункта «Встреча в календаре» откроется окно с настройками встречи.

2. В открывшемся окне укажите параметры встречи:

• тему встречи, текст приглашения, дату и время. Текст приглашения заполняется при необходимости.

• повтор встречи. Выбирается из раскрывающегося списка. Если в списке нет подходящего варианта, нажмите «Другое…» и в открывшемся окне установите свои настройки повтора встречи.

• дополнительные параметры встречи;

Внешние участники — активируйте, если на встрече планируется участие внешних пользователей (незарегистрированных в Толке).

Автоматическая запись встречи — активируйте, если встреча должна быть записана. Запись запуститься автоматически, когда начнется встреча.

Подключение по звонку — активируйте, если на встрече планируется подключение пользователей по городской связи или по SIP-протоколу. Подробнее в инструкции: Звонки внутри Толка.

Вход по PIN-коду — активируйте, если нужно повысить безопасность доступа к встрече. В появившемся поле автоматически сгенерируется PIN-код. Можно воспользоваться им, а можно вписать свой код. Присоединиться к встрече можно будет, только введя PIN-код.

3. Нажмите «Далее».
   4. Пригласите участников встречи. Для этого начните вводить фамилию или электронный адрес участника и выберите его в появившемся списке.

5. После того как все участники будут добавлены, нажмите «Создать встречу».
   6. Встреча создана и добавлена в календарь всех приглашенных участников. Кроме того, им на почту отосланы приглашения.

В этом же окне можно отредактировать встречу (или все встречи, если они повторяющиеся), скопировать детали встречи, добавить в свой календарь, а также удалить встречу, нажав на три точки ():

Здесь же в блоке «Участники» можно добавлять и удалять еще участников.

Встреча отобразится на главной странице Толка, если выбрать дату, на которую она запланирована.

4. В поле «Место» автоматически сформируется ссылка на комнату, где будет проходить встреча. А также тема встречи и ссылка добавятся в текст приглашения.

Если в настройках (см. ниже) активирована возможность подключения по звонку и вход по PIN-коду, то в текст приглашения будут добавлены PIN-код, номер телефона и SIP-адрес для подключения.

5. Нажмите «Сохранить».

Созданная встреча (или все повторяющиеся встречи) отобразятся и в календаре Outlook, и в календаре Толка.

Настройка видеовстреч в Outlook

Настройки, установленные вами, будут применяться по умолчанию для всех встреч, создаваемых через Outlook.

Для настройки параметров:

1. Откройте календарь в Outlook и нажмите «Создать встречу».
2. В открывшемся окне нажмите на значок шестеренки.
3. Справа откроется панель с настройками:

• Внешние участники — включите, если на встрече будут присутствовать пользователи, не зарегистрированные в Толке.
• Подключение по звонку — включите, если на встрече будут участвовать пользователи, подключающиеся по городской связи или SIP-протоколу.
• Закрытая конференция — включите, если требуется, чтобы модератор подтверждал запросы на подключение к встрече.
• Вход по PIN-коду — включите для повышения безопасности доступа к встрече. В появившемся поле автоматически сгенерируется PIN-код, который можно заменить на свой. Присоединение к встрече будет возможно только после ввода PIN-кода.
• Участники могут — включите или отключите возможность участников включать микрофон, камеру и демонстрировать экран во время встречи.
• Язык приглашения — выберите язык, на котором будет составлено приглашение.

Включайте или отключайте необходимые настройки с помощью переключателей.