С каждым новым проектом рабочих чатов становится больше: обсуждения с командой, переписки с клиентами, каналы с уведомлениями. Всё это собирается в один список, и нужный диалог приходится искать прокруткой или вспоминать его название для поиска. Чтобы не тратить на это время, чаты в Толке можно разложить по собственным папкам: по проектам, клиентам, командам или любому другому принципу.
Почему нужный чат теряется в общем списке
Каждый новый клиент или кандидат – это отдельный диалог. Через полгода рядом лежат и активные обсуждения, и разговоры, завершившиеся прошлой весной.
Проблема не в количестве, а в том, что все чаты в списке равнозначны. Он выстраивается по времени последнего сообщения, поэтому наверх попадает не самое важное, а самое свежее. В итоге переписка с клиентом уходит вниз, а над ней остаётся канал с уведомлениями сервиса.
Дальше приходится работать вручную: вспомнить название чата, ввести его в поиск, убедиться, что это тот диалог, или просто пролистать список глазами. Каждое такое действие отвлекает совсем ненадолго, но за рабочий день их набирается много.
От этой рутины можно избавиться. Достаточно один раз сгруппировать чаты по смыслу, и дальше вы открываете нужную папку и видите только то, что относится к делу.
Как собрать чаты в собственные папки
В папку можно поместить всё, что связано с одной рабочей задачей. Это может быть проект, клиент, команда или направление работы: принцип выбираете вы, а не система. Одним удобнее группировать чаты по клиентам, другим – по стадиям сделки или по дням недели, на которые назначены созвоны.
Ограничений нет: папок можно создать сколько угодно и добавить в каждую любое количество чатов.
Один и тот же чат можно положить сразу в несколько папок. Например, переписка с ключевым клиентом окажется и в папке проекта, и в папке со срочными делами. Не нужно выбирать единственное место и потом вспоминать, куда вы её убрали.
Добавить чат в папку можно через контекстное меню: нажмите правой кнопкой мыши на нужную переписку.
Как находить нужную папку не глядя
Называйте папки так, как вы называете проект в обычном разговоре, а не по внутренним регламентам. Тогда формальное имя не придётся вспоминать.
Пример! Вместо «Отдел продаж – В2В – Q4» лучше назвать папку «Ромашка», а вместо длинного описания задачи – «Переезд офиса».
Каждой папке можно назначить иконку и цвет. Например, красная папка со звездой собирает всё, что горит, а синяя с домом – внутренние обсуждения. Поэтому попадать в нужную папку можно по цвету и форме значка, не читая название.
Все папки собраны в одном месте – в панели слева, а переключаться между ними можно одним кликом.
Какие папки настроены по умолчанию
Когда вы открываете раздел «Чаты», базовое разделение уже готово, и настраивать его не нужно. Системные папки группируют переписки по типу:
- личные переписки;
- группы;
- каналы;
- запросы.
Отдельно от них находятся «Избранное» и «Архив». В «Избранное» стоит помещать то, к чему вы возвращаетесь ежедневно. В «Архив» уходят завершённые проекты и неактуальные разговоры: из основного списка они исчезнут, но останутся доступными через поиск.
Собственные папки добавляются поверх системных, которые остаются на месте. Если какая-то из ваших папок оказалась ненужной, её можно удалить: чаты из неё не пропадут, а вернутся в общий список.
Что ещё помогает не терять нить обсуждений
Помимо папок, в Толке есть функции, которые снижают информационный шум в рабочих переписках:
- ответы в ветках – обсуждение не перегружает общий чат, уведомления получают только участники ветки, а договорённости остаются внутри своего обсуждения;
- ИИ-суммаризация – после отпуска или длительного совещания в чатах накапливаются десятки сообщений, а ИИ за пару секунд покажет, о чём договорились, какие решения приняли и где требуется ваше внимание;
- каналы для информирования – писать в них могут только администраторы, поэтому важное объявление не затеряется в переписке, а сам канал можно сделать открытым для всех или закрытым;
- созвоны из чата – обсуждение переходит в формат встречи без смены сервиса, а запись, расшифровка и ИИ-протокол с итогами сохраняются в Толке.
Не нужно разбирать все переписки за один раз. Заведите папки под то, чем вы занимаетесь прямо сейчас: активные проекты, ключевые клиенты, своя команда. Дайте каждой понятное название, выберите цвет и иконку, а новые чаты добавляйте по мере их появления. Если выбранный формат не подойдёт, папку всегда можно переименовать или удалить.
Когда требуются видеоконференцсвязь для бизнеса, корпоративный мессенджер и пространство для совместной работы в одном сервисе, бизнес использует Контур.Толк.