Проведение мозгового штурма помогает находить креативные решения задач, объединяя команды для обмена идеями. Контур.Толк предоставляет удобные инструменты для организации групповых встреч и управления процессом обсуждения, обеспечивая сохранность результатов. Рассмотрим, как провести успешный мозговой штурм в Толке.
Шаг 1: Организация встречи и приглашение участников
Начните с создания встречи для мозгового штурма. Это можно сделать через календарь Толка или любой другой внешний сервис. Важно пригласить всех необходимых участников, включая как сотрудников вашей компании, так и внешних экспертов, если это необходимо. Для приглашения внешних участников предоставьте им доступ к встрече, что можно сделать через настройки приглашений.
При создании встречи укажите тему и цель мозгового штурма, чтобы участники заранее знали, о чем пойдет речь. Это поможет им лучше подготовиться и собраться с мыслями.
Шаг 2: Подготовка и распределение участников
Подготовка участников к мозговому штурму — важный шаг. Разделите участников на команды заранее, чтобы они могли сразу начать работать по прибытии на встречу. В Толке это можно сделать через раздел «Инструменты» → «Групповая сессия». Вы можете случайным образом или вручную распределять участников, перетаскивая иконки с именами участников в соответствующие группы. Важно отметить, что можно создать до 50 групп, и вы можете изменить названия комнат по своему усмотрению.
Распределение участников по группам заранее позволяет избежать путаницы и экономит время на начальных этапах встречи. Кроме того, это помогает обеспечить, чтобы в каждой группе были люди с различным опытом и мнениями, что способствует более продуктивной работе.
Шаг 3: Назначение модератора
Для каждой группы важно назначить модератора, который будет следить за ходом обсуждения и поддерживать порядок (читайте также: Организатор — единственный модератор). Модератор может быть назначен в «Настройках» или в списке участников встречи. Роль модератора включает в себя возможность говорить в «мегафон», чтобы его слышали во всех комнатах, перемещаться между группами, запускать и завершать сессию.
Модератор внутри группы должен следить за соблюдением правил, чтобы никто не перебивал друг друга и не уходил от темы обсуждения. Если участники начинают спорить или критиковать друг друга, модератор может напомнить о правилах встречи и при необходимости выключить микрофон нарушителям. В случае, если в группе повиснет молчание, модератор должен помочь участникам снова сосредоточиться на задаче.
Шаг 4: Запуск сессии
Запустите групповую сессию перед началом мозгового штурма, чтобы участники сразу оказались в своих группах. Для этого перейдите в раздел «Инструменты», выберите «Групповая сессия» и нажмите «Начать групповую сессию». Если участники не были распределены заранее, можно сделать это прямо перед началом сессии, выбрав опцию случайного распределения и отметив галочку «Только онлайн-участники».
Обычно в начале встречи выделяется время на обсуждение регламента и тайминга, чтобы все участники знали, как будет проходить мозговой штурм и сколько времени отведено на каждую часть встречи.
Шаг 5: Работа в группах
В процессе мозгового штурма участники работают в своих группах, используя все доступные инструменты для командной работы. В Толке можно записывать обсуждение, что особенно полезно для последующего анализа. В общей комнате доступна автозапись, а в сессионных залах запись включается вручную, поэтому не забудьте напомнить модераторам групп об этом.
Во время мозгового штурма участники могут фиксировать идеи различными способами:
- Писать предложения в чат — у каждой команды есть свой чат, что позволяет вести обсуждение параллельно и не мешать другим группам.
- Модератор группы может открыть на своем устройстве сервис майндмэппинга или заметки и демонстрировать экран. Участники предлагают варианты, а модератор записывает их. Также можно предоставить управление экраном другим участникам, чтобы они могли добавлять свои идеи самостоятельно.
Шаг 6: Контроль хода обсуждения
Для контроля хода обсуждения используйте «мегафон», чтобы напоминать участникам о тайминге или регламенте. Модератора слышат во всех группах, что позволяет оперативно реагировать на любые изменения или проблемы. Организатор встречи может самостоятельно перемещаться между комнатами, чтобы контролировать процесс мозгового штурма и при необходимости вмешиваться.
Когда придет время завершить работу в группах, нажмите кнопку «Остановить сессию». Толк автоматически закроет все группы и переместит участников в общую комнату для подведения итогов.
Шаг 7: Голосование за лучшие идеи
После обсуждения в группах проведите голосование, чтобы выбрать наиболее удачные идеи. В Толке голосование можно организовать через чат, нажав на иконку скрепки и выбрав «Голосование». Также можно использовать раздел «Инструменты» для запуска опроса. Голосование может быть анонимным или открытым, участники могут выбирать один или несколько вариантов.
Результаты голосования сохраняются в разделе «Артефакты», откуда их можно скачать и использовать для дальнейшего анализа и принятия решений.
Шаг 8: Использование артефактов
Все материалы, созданные во время мозгового штурма, сохраняются в Толке. Это включает записи встреч, расшифровки обсуждений, историю чатов и результаты опросов. Эти данные доступны в разделе «Артефакты» и могут быть использованы для анализа результатов и планирования дальнейших шагов.
Использование артефактов позволяет не только сохранить ценные идеи, но и создать базу знаний для будущих встреч и проектов. Это особенно полезно для последующего анализа и улучшения процессов мозгового штурма.
Заключение
Проведение мозгового штурма в Толке — это эффективный способ генерировать креативные идеи и находить нестандартные решения. Следуя этим шагам, вы сможете организовать продуктивную и структурированную встречу, которая поможет вашей команде достигать новых высот в работе.